La dématérialisation est perçue pour beaucoup comme la première étape dans la transformation numérique. En effet, cette transition digitale qui consiste à convertir les documents physiques en documents numériques et permet de collecter, regrouper et stocker les informations de l’entreprise. La dématérialisation permet donc de digitaliser l’information papier et la rend exploitable pour le système d’information pour qu’il devienne le plus performant possible.
Beaucoup estiment que cette étape est très importante car elle solidifie et conditionne tout le processus de travail de l’entreprise ou de l’organisation en fournissant les données nécessaires au bon fonctionnement du système d’information et à sa mise à jour régulière. Les données récoltées via le processus de dématérialisation vont servir à l’ensemble des départements selon les documents qui vont être pris en charge par la dématérialisation. On peut parler de la dématérialisation des factures entrantes et sortantes. Au-delà de l’obligation de la Loi française pour rendre numérique les factures sortantes pour toutes les entreprises d’ici 2024, la dématérialisation des factures va servir à différents départements de l’entreprise : service Comptable, service Commercial, service Production… En effet, les différents services peuvent collaborer et créer des synergies pour gagner en efficacité, des workflows de validation sur les documents peuvent être créer afin de limiter le temps de traitement de la demande tout en respectant les processus internes de travail et travailler en continu même à distance. La dématérialisation peut être appliquée à tout type de documents avec des objectifs organisationnels différents : documents RH, documents commerciaux, documents qualité, documents comptables et financiers…
Ainsi, l’entreprise évite le risque de perte d’informations (document papier égaré, non-accessibilité du document car une seule personne le détient, …) et rend accessible l’information à tous les collaborateurs qui en ont besoin et ce, depuis n’importe où, ce qui est une variable non négligeable aujourd’hui au regard de la crise sanitaire et du recours au télétravail qui tend à se démocratiser.
La dématérialisation devient un enjeu important pour les entreprises depuis la Loi Finances 2021 ; En effet, la Loi Française oblige les entreprises à dématérialiser leurs factures dans les prochaines années à venir :
- Réception des factures au format numérique en 2023
- Emission des factures au format numérique en 2023 pour les Grandes Entreprises,
- Emission des factures au format numérique en 2024 pour les ETI
- Emission des factures au format numérique en 2025 pour les PME et TPE
Le projet de dématérialisation des factures devient donc une obligation pour les entreprises françaises et une opportunité pour être plus performantes et modernes.
Au-delà de cet aspect légal, la dématérialisation apporte de nombreux avantages pour les entreprises. Le gain de temps généré par la dématérialisation est l’un des points qui revient le plus souvent. En effet, vos salariés passent énormément de temps à lire les informations et encore plus à les rechercher. La dématérialisation permet donc de diminuer le temps de travail accordé à la recherche et à la lecture d’informations de vos salariés pour focaliser leur travail sur des tâches à haute valeur ajoutée. De plus, l’envoi de document papier contractuelle est d’environ 9€ selon une étude menée par BVA auprès de 410 entreprises. La dématérialisation permet donc de digitaliser le processus d’envoi de documentation et supprime ces coûts et engendre donc des économies. Par ailleurs l’envoi de documents papier a un impact environnemental entre l’utilisation de papier, de l’encre, le transport et le recyclage du papier qui n’est pas toujours fait par les entreprises. Ensuite, la rapidité commerciale permet de fidéliser et gagner plus de clients. La dématérialisation vous aide dans votre réactivité et la rapidité de votre réponse auprès des prospects ou des clients. En outre, la dématérialisation permet d’apparaitre comme une entreprise moderne et pérenne contrairement à une entreprise qui utilise toujours le papier pour converser avec ses clients. L’image de l’entreprise va donc être dynamique et moderne.
