Les entreprises se sont largement transformées et digitalisées, notamment depuis la crise du coronavirus. Si les petites et moyennes entreprises étaient en retard sur leur digitalisation et le développement de leur système d'information (seulement 11% des entreprises interrogées par France Num, la plateforme lancée par le gouvernement français pour l’accompagnement des organisations vers la transition numérique, utilisaient des outils numériques en 2018), la crise de 2020 les a poussés à enclencher des actions pour prendre le tournant d’une entreprise connectée et agile.
Or, cette transformation est essentielle pour les petites et moyennes structures afin d’être plus performant et agile afin de saisir les opportunités du marché dans lequel elles évoluent. En effet, selon une étude menée sur France Num, 76% des ETI ayant engagées leur transformation digitale voient des résultats positifs. Il est donc primordial pour les TPME de choisir les bons outils numériques pour les accompagner au quotidien et les aider à augmenter leur chiffre d’affaires, tout en maximisant le rapport qualité/prix des solutions adoptées.
Le Cloud offre la possibilité pour une TPME de rendre l’entièreté de son écosystème accessible en un clic à l’ensemble de ses collaborateurs et ce de manière ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, AnyDevice). Ainsi, les salariés ont directement accès à l’ensemble de leurs documents et de leurs outils qu’ils soient au travail, en télétravail ou en mobilité. Le Cloud computing évite donc une perte de temps considérable à cause d’outils non adaptés aux nouvelles habitudes de travail post-crise. Par ailleurs, cet écosystème permet la diffusion d’innovation au sein de l’entreprise grâce à des équipes de collaborateurs interconnectés. Cela favorise la collaboration et les synergies entre les salariés et les services. On évite grâce à des solutions adaptées au secteur des entreprises de perdre du temps sur les processus désormais numériques (workflow de validation, saisie automatique de certains champs, pas de perte de données entre les différents services ou de ressaisie, limitation du risque d’erreur, …). L’amélioration du système d’informations a donc un effet direct et positif sur le chiffre d’affaires avec par exemple moins de temps de traitement ou encore une meilleure gestion de l’activité.
Le Cloud est l’un des moyens les plus sûrs pour conserver les données de TPME. En effet, ce type d’entreprises n’ont pas les moyens de garantir une sécurité maximale quant au stockage de leur données en local, c’est-à-dire leurs propres serveurs physiques au sein même des locaux de leur entreprise. Les serveurs physiques nécessitent une vigilance accrue afin que la donnée soit toujours disponible et fonctionnelle. De plus, les serveurs et les logiciels hébergés en interne demandent une équipe de maintenance dédié ainsi que des personnes veillant à la sécurité générale des données (déjouer les cyberattaques, informer et éduquer les salariés sur les risques d’attaques, gestion de crise…). Par ailleurs, héberger des serveurs dans ses propres locaux impliquent d’avoir des locaux adaptés (pas de fenêtre, pièce climatisée) pour maintenir les serveurs dans de bonnes conditions. Les petites et moyennes structurent n’ont donc pas toujours les ressources nécessaires pour garantir une sécurité maximale pour ses données faute de ressources financières, matérielles et/ou humaines. C’est pourquoi le Cloud offre aux TPME un moyen de stocker leurs données la plus sûre. Par exemple, on retrouve les Cloud Microsoft Azure de Microsoft, Google Cloud Plateform de Google qui disposent de certifications qui attestent de la sécurité des plateformes et de la disponibilité des données stockées. Il est donc important pour les décisionnaires su projet de s’intéresser largement sur le Cloud choisi par l’entreprise car toutes les entreprises fournissant un service Cloud n’ont pas les mêmes certifications et le même service. Aussi, il faut s’informer sur la localisation des serveurs qui stockera les données de l’entreprises. En effet, les réglementations et lois diffèrent entre différents pays. Par exemple, en Europe et plus particulièrement en France, on respecte la loi RGPD tandis qu’aux Etats-Unis, il existe le Patriot Act qui permet au gouvernement d’avoir accès aux données présentent sur leur territoire. Il est donc important de se renseigner sur la localisation pour éviter tous risques pour les entreprises.
Comme cité précédemment, le Cloud évite aux structures d’engager des ressources colossales en matière de sécurité de leurs données. En outre, la technologie évolue vite, ce qui amène à changer régulièrement le matériel pour être toujours performant. Ensuite, le Cloud est flexible et accompagne l’entreprise dans son évolution que ce soit au niveau des volumes et des effectifs à gérer.
Le Cloud est simple d’utilisation et améliore l’accès aux données (ATAWAD). Le Cloud rentre donc dans une vraie démarche agile. De plus, son intégration est facile et rapide, ce qui est un point fort pour les TPME. Élément clé de l’agilité, le cloud donne accès a des ERP ou des progiciels métiers qui sont Full Web, c’est dire :
Entièrement accessible par un browser ( Chrome, Firefox, IE,…), au standard du marché, sans aucune autre interface ,
Offrant un accés Multi-devices aux applications, grâce aux technologie responsive pour, Tablettes, PC, Smartphone, ce qui dans de nombreuses applications, notes de frais, workflow d’achats, devisage, CRM… offre une facilité de gestion en distanciel ou en mobilité et en tout sécurité.
Collaboratif, c’est-à-dire permettant la mise en place de portail personnalisé pour suivre l’avancement des processus de validation, incluant une plateforme partagée de travail intégrée à des outils comme Office 365 de microsoft ou de GED-Gestion Electronique de Document, ou en accédant à des outils de travail collaboratif tel que Teams de Microsoft.
Nativement adapté à la dématérialisation des factures entrantes et sortantes.
Par ailleurs, la prise en main est intuitive et les applications et logiciels en SaaS sont très souvent user-friendly. On diminue donc le temps d’appropriation des applications et des logiciels. Ainsi, les collaborateurs sont plus rapidement opérationnels.
