Les fusions d’entreprises sont des défis sur le plan organisationnel, humain et technique.
Les fusions d’entreprises ont pour but de rapprocher et de mettre en commun le capital et le patrimoine (aspects humains, financiers, matériels) de deux ou plusieurs entreprises afin de créer une nouvelle identité.Lorsque l’on parle de fusion d’entreprise, les éléments de travail auxquels on pense instinctivement sont tournés autour du changement organisationnel, du changement de la culture d’entreprise et les potentiels conflits qu’impliquent un tel changement.
Le système d’information (SI) est souvent pensé et réfléchi après la signature, sans qu’on ne se préoccupe réellement de ce dernier jusqu’à ce qu’on soit devant le fait accompli. Or, il est primordial de penser et de se questionner sur la manière d’appréhender les outils de gestion interne pour que le système d’information soit le plus performant possible et corresponde bien à la nouvelle politique d’organisation interne et externe de la nouvelle entreprise fusionnée.
Tout d’abord le rapprochement et l’unification des systèmes d’information lors d’une fusion est un défi ! En effet, cette nouvelle approche doit prendre en compte tous les avantages et les inconvénients des solutions du parc IT pour les faire converger vers des outils (déjà existants dans une des entreprises ou non) qui fera gagner de la compétitivité et de la performance à la nouvelle identité. Par ailleurs, le recours à des outils de gestion interne devient obligatoire pour que la nouvelle identité s’appuie sur la même base de données partagée entre les collaborateurs des entreprises fusionnées et que l’on évite les erreurs et les doublons, ce qui peut ralentir la performance in fine.
L’humain, la ressources n°1. Les collaborateurs sont au cœur des processus internes de l’entreprise. Sans eux et leur adhésion au projet, il est peu probable que la fusion soit un succès. Il faut donc impliquer tous les collaborateurs au projet de refonte du système d’information selon leur poste dans la nouvelle identité créée. Par ailleurs, il est important de partager une culture d’entreprise commune reposant sur les valeurs partagées, les expériences communes et des manières de fonctionner, notamment dans l’utilisation du SI. Sans cette culture d’entreprise, il sera difficile de s’entendre et de résoudre les conflits car deux visions et deux points de vue entreront en conflit.
Il est important que l’équipe en charge du projet SI répertorie l’ensemble des ressources disposées par les entreprises fusionnées que ce soit des ressources matérielles, avec les serveurs par exemple, ou bien des ressources immatérielles, comme des ERP ou des logiciels métiers. Il est important pour l’équipe IT d’avoir une cartographie précise de ce qu’utilise concrètement la nouvelle identité.
De plus, cela permet de se questionner sur la continuation des engagements pour les logiciels (abonnements, licences…) ou de proposer des changement plus importants comme le fait de passer complétement en cloud pour éviter les piratages et du matériels chers qui se détériorent vite.
Suite à cet état des lieux des ressources du système d’information, il faut désormais évaluer la performance des outils existant pour soit les garder, les supprimer ou bien les changer de version ou d’éditeurs pour un outils plus performant ou plus spécialisé dans un métier. Pour faire les bons choix, les décideurs doivent se focaliser sur la stratégie initiale de la nouvelle identité ainsi que les objectifs fixés au préalable.
Dans ce même temps, il est important de penser à la gestion des risques et de les recenser pour chaque projet SI. Ainsi, les différents scénarios aideront à prioriser les chantiers SI et à déterminer un ordre d’exécution par lequel commencer et comment se prémunir des différents risques. Cette phase peut se révéler très importante pour la suite de la vie de la nouvelle identité dans sa gestion des risques car elle pourra mettre en place des plans d’actions, pour les supprimer, les atténuer ou les contrer. Les chantiers devront être réaliser le plus vite possible dès la fusion pour éviter tout problème par la suite et éviter de bloquer certaines tâches. C’est donc pour ça qu’il faut penser et préparer l’unification du système d’information en avance.
Le Cloud peut se révéler comme un allié pour une fusion d’entreprise car il permet d’évoluer avec l’entreprise en termes de volume et si les serveurs Cloud sont en Europe, le Cloud garantie la RGPD qui régit le droit français en termes de détention des données. Par ailleurs, il ne nécessite aucun coût supplémentaire de maintenance ni d’espace supplémentaire. Le Cloud fonctionne sous forme d’abonnement et en disponible avec une connexion internet. (Cf article sur le Cloud).
L’un des premiers chantiers SI à réaliser est d’unifier les informations et les données de la nouvelle identité pour les collaborateurs. On parle ici de la base de données interne comme le CRM, la comptabilité, les stocks… Mais aussi des données de communications comme : le site internet à jour, les adresses mail avec nom de la nouvelle identité, les cartes de visites, les devis… Autant d’éléments que de sources de communication externe afin de montrer et de prouver la réalité de la fusion. Afin de faciliter le partage des informations, l’idéal est le recours à un ERP ouvert à l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise et collaboratif où les différents salariés ont accès à la même base de données en temps réel, c’est notamment le cas des ERP nouvelle génération. On peut aussi opter pour des outils de collaboration (en ligne ou non)…
Vous l’aurez compris, un projet de fusion d’entreprise est difficile à mettre en place mais pas impossible si celui-ci est bien organiser et pensé suffisamment en avance. N’oubliez pas, l’humain est au cœur de tous vos processus, alors ne le négligez pas !
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Vous êtes en train de changer votre ERP ou de migrer vers une gamme d’ERP plus récente ?
La reprise de données est l’un des aspects à maîtriser pour un projet de changement ou de migration d’ERP réussi !
Cette migration des données a pour objectif de conserver l’ensemble de votre capital de connaissance ainsi que d’éviter de multiples reprises manuelles. L’enjeux étant d’avoir accès de manière simple et au bon endroit à l’ensemble des informations déjà détenues par l’entreprise, de permettre également la continuité de l’activité notamment par la reprise des en-cours.
Sans une bonne reprise de données, le projet sera mal réalisé et présentera des risques pour l’entreprise.
Voici 5 étapes pour réussir votre reprise de données :
L’Analyse : L’analyse pour un projet d’ERP est primordiale pour que tous les aspects soient compris et bien réalisés. Cette phase d’analyse est tout aussi importante pour la reprise de données. En effet, la période d’analyse permet aux consultants d’identifier toutes les données présentes dans l’entreprise, de savoir où elles sont stockées initialement, l’intérêt de les collecter sur le nouvel environnement… Les consultants vont aussi classer ces données par catégorie : de référentiels soit les données sensibles, de structures qui analysent et organisent l’information et les données de gestion qui sont les données courantes et quotidiennes de l’entreprise. Ils évaluent aussi dans quelles conditions les en-cours d’activité peuvent être repris dans la nouvelle gestion d’activité.
Le choix des données pour la reprise de données : Les consultants opérant la reprise de donnée dans une entreprise doivent sélectionner les données pertinentes et qui ont un intérêt pour l’activités de l’entreprise. C’est pourquoi, les consultants vous proposent des choix. Par exemple, vous pouvez décider avec votre consultant que les données au-delà de 15 ans ne sont plus nécessaires aux équipes de travail. Par ailleurs, il faut aussi prendre en compte la RGPD qui limite le stockage de certaines informations dites sensibles.
Horizons-Group exerce depuis plus de 12 ans la reprise de données afin de garantir un projet SI réussi.
Patrice LECOMTE, dirigeant d’Horizons-Group a créé cette entreprise afin de répondre aux demandes complexes des TPME afin de leur offrir une réponse complète pour que leur projet SI. La reprise de données est l’une des hautes compétences acquises par Horizons-Group au fil des années et des projets. Nous sommes notamment sollicités par l’éditeur Cegid sur le sujet des reprises de données complexes chez leur clients directs afin qu’ils puissent bénéficier de notre expertise sur cette thématique délicate. Une bonne reprise de données permet de mener à bien le projet SI sur le long terme sans perdre les données collectées, condition cruciale et importante pour les entreprises pour conserver leur capital de connaissance et garantir la meilleure continuité d’activité possible.
Pour tous projets de reprise de données, n’hésitez pas à nous contacter via le mail : contact@horizons-group ou par téléphone au 04 37 03 56 28
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Les entreprises se sont largement transformées et digitalisées, notamment depuis la crise du coronavirus. Si les petites et moyennes entreprises étaient en retard sur leur digitalisation et le développement de leur système d'information (seulement 11% des entreprises interrogées par France Num, la plateforme lancée par le gouvernement français pour l’accompagnement des organisations vers la transition numérique, utilisaient des outils numériques en 2018), la crise de 2020 les a poussés à enclencher des actions pour prendre le tournant d’une entreprise connectée et agile.
Or, cette transformation est essentielle pour les petites et moyennes structures afin d’être plus performant et agile afin de saisir les opportunités du marché dans lequel elles évoluent. En effet, selon une étude menée sur France Num, 76% des ETI ayant engagées leur transformation digitale voient des résultats positifs. Il est donc primordial pour les TPME de choisir les bons outils numériques pour les accompagner au quotidien et les aider à augmenter leur chiffre d’affaires, tout en maximisant le rapport qualité/prix des solutions adoptées.
Le Cloud offre la possibilité pour une TPME de rendre l’entièreté de son écosystème accessible en un clic à l’ensemble de ses collaborateurs et ce de manière ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, AnyDevice). Ainsi, les salariés ont directement accès à l’ensemble de leurs documents et de leurs outils qu’ils soient au travail, en télétravail ou en mobilité. Le Cloud computing évite donc une perte de temps considérable à cause d’outils non adaptés aux nouvelles habitudes de travail post-crise. Par ailleurs, cet écosystème permet la diffusion d’innovation au sein de l’entreprise grâce à des équipes de collaborateurs interconnectés. Cela favorise la collaboration et les synergies entre les salariés et les services. On évite grâce à des solutions adaptées au secteur des entreprises de perdre du temps sur les processus désormais numériques (workflow de validation, saisie automatique de certains champs, pas de perte de données entre les différents services ou de ressaisie, limitation du risque d’erreur, …). L’amélioration du système d’informations a donc un effet direct et positif sur le chiffre d’affaires avec par exemple moins de temps de traitement ou encore une meilleure gestion de l’activité.
Le Cloud est l’un des moyens les plus sûrs pour conserver les données de TPME. En effet, ce type d’entreprises n’ont pas les moyens de garantir une sécurité maximale quant au stockage de leur données en local, c’est-à-dire leurs propres serveurs physiques au sein même des locaux de leur entreprise. Les serveurs physiques nécessitent une vigilance accrue afin que la donnée soit toujours disponible et fonctionnelle. De plus, les serveurs et les logiciels hébergés en interne demandent une équipe de maintenance dédié ainsi que des personnes veillant à la sécurité générale des données (déjouer les cyberattaques, informer et éduquer les salariés sur les risques d’attaques, gestion de crise…). Par ailleurs, héberger des serveurs dans ses propres locaux impliquent d’avoir des locaux adaptés (pas de fenêtre, pièce climatisée) pour maintenir les serveurs dans de bonnes conditions. Les petites et moyennes structurent n’ont donc pas toujours les ressources nécessaires pour garantir une sécurité maximale pour ses données faute de ressources financières, matérielles et/ou humaines. C’est pourquoi le Cloud offre aux TPME un moyen de stocker leurs données la plus sûre. Par exemple, on retrouve les Cloud Microsoft Azure de Microsoft, Google Cloud Plateform de Google qui disposent de certifications qui attestent de la sécurité des plateformes et de la disponibilité des données stockées. Il est donc important pour les décisionnaires su projet de s’intéresser largement sur le Cloud choisi par l’entreprise car toutes les entreprises fournissant un service Cloud n’ont pas les mêmes certifications et le même service. Aussi, il faut s’informer sur la localisation des serveurs qui stockera les données de l’entreprises. En effet, les réglementations et lois diffèrent entre différents pays. Par exemple, en Europe et plus particulièrement en France, on respecte la loi RGPD tandis qu’aux Etats-Unis, il existe le Patriot Act qui permet au gouvernement d’avoir accès aux données présentent sur leur territoire. Il est donc important de se renseigner sur la localisation pour éviter tous risques pour les entreprises.
Comme cité précédemment, le Cloud évite aux structures d’engager des ressources colossales en matière de sécurité de leurs données. En outre, la technologie évolue vite, ce qui amène à changer régulièrement le matériel pour être toujours performant. Ensuite, le Cloud est flexible et accompagne l’entreprise dans son évolution que ce soit au niveau des volumes et des effectifs à gérer.
Le Cloud est simple d’utilisation et améliore l’accès aux données (ATAWAD). Le Cloud rentre donc dans une vraie démarche agile. De plus, son intégration est facile et rapide, ce qui est un point fort pour les TPME. Élément clé de l’agilité, le cloud donne accès a des ERP ou des progiciels métiers qui sont Full Web, c’est dire :
Entièrement accessible par un browser ( Chrome, Firefox, IE,…), au standard du marché, sans aucune autre interface ,
Offrant un accés Multi-devices aux applications, grâce aux technologie responsive pour, Tablettes, PC, Smartphone, ce qui dans de nombreuses applications, notes de frais, workflow d’achats, devisage, CRM… offre une facilité de gestion en distanciel ou en mobilité et en tout sécurité.
Collaboratif, c’est-à-dire permettant la mise en place de portail personnalisé pour suivre l’avancement des processus de validation, incluant une plateforme partagée de travail intégrée à des outils comme Office 365 de microsoft ou de GED-Gestion Electronique de Document, ou en accédant à des outils de travail collaboratif tel que Teams de Microsoft.
Nativement adapté à la dématérialisation des factures entrantes et sortantes.
Par ailleurs, la prise en main est intuitive et les applications et logiciels en SaaS sont très souvent user-friendly. On diminue donc le temps d’appropriation des applications et des logiciels. Ainsi, les collaborateurs sont plus rapidement opérationnels.
