Les fusions d’entreprises sont des défis sur le plan organisationnel, humain et technique.
Les fusions d’entreprises ont pour but de rapprocher et de mettre en commun le capital et le patrimoine (aspects humains, financiers, matériels) de deux ou plusieurs entreprises afin de créer une nouvelle identité.Lorsque l’on parle de fusion d’entreprise, les éléments de travail auxquels on pense instinctivement sont tournés autour du changement organisationnel, du changement de la culture d’entreprise et les potentiels conflits qu’impliquent un tel changement.
Le système d’information (SI) est souvent pensé et réfléchi après la signature, sans qu’on ne se préoccupe réellement de ce dernier jusqu’à ce qu’on soit devant le fait accompli. Or, il est primordial de penser et de se questionner sur la manière d’appréhender les outils de gestion interne pour que le système d’information soit le plus performant possible et corresponde bien à la nouvelle politique d’organisation interne et externe de la nouvelle entreprise fusionnée.
Alors, quelles sont les étapes pour unifier les systèmes d’information ?
Tout d’abord le rapprochement et l’unification des systèmes d’information lors d’une fusion est un défi ! En effet, cette nouvelle approche doit prendre en compte tous les avantages et les inconvénients des solutions du parc IT pour les faire converger vers des outils (déjà existants dans une des entreprises ou non) qui fera gagner de la compétitivité et de la performance à la nouvelle identité. Par ailleurs, le recours à des outils de gestion interne devient obligatoire pour que la nouvelle identité s’appuie sur la même base de données partagée entre les collaborateurs des entreprises fusionnées et que l’on évite les erreurs et les doublons, ce qui peut ralentir la performance in fine.
Mobiliser les collaborateurs :
L’humain, la ressources n°1. Les collaborateurs sont au cœur des processus internes de l’entreprise. Sans eux et leur adhésion au projet, il est peu probable que la fusion soit un succès. Il faut donc impliquer tous les collaborateurs au projet de refonte du système d’information selon leur poste dans la nouvelle identité créée. Par ailleurs, il est important de partager une culture d’entreprise commune reposant sur les valeurs partagées, les expériences communes et des manières de fonctionner, notamment dans l’utilisation du SI. Sans cette culture d’entreprise, il sera difficile de s’entendre et de résoudre les conflits car deux visions et deux points de vue entreront en conflit.
Faire l’inventaire des ressources IT :
Il est important que l’équipe en charge du projet SI répertorie l’ensemble des ressources disposées par les entreprises fusionnées que ce soit des ressources matérielles, avec les serveurs par exemple, ou bien des ressources immatérielles, comme des ERP ou des logiciels métiers. Il est important pour l’équipe IT d’avoir une cartographie précise de ce qu’utilise concrètement la nouvelle identité.
De plus, cela permet de se questionner sur la continuation des engagements pour les logiciels (abonnements, licences…) ou de proposer des changement plus importants comme le fait de passer complétement en cloud pour éviter les piratages et du matériels chers qui se détériorent vite.
Choisir méticuleusement et agir avec rapidité :
Suite à cet état des lieux des ressources du système d’information, il faut désormais évaluer la performance des outils existant pour soit les garder, les supprimer ou bien les changer de version ou d’éditeurs pour un outils plus performant ou plus spécialisé dans un métier. Pour faire les bons choix, les décideurs doivent se focaliser sur la stratégie initiale de la nouvelle identité ainsi que les objectifs fixés au préalable.
Dans ce même temps, il est important de penser à la gestion des risques et de les recenser pour chaque projet SI. Ainsi, les différents scénarios aideront à prioriser les chantiers SI et à déterminer un ordre d’exécution par lequel commencer et comment se prémunir des différents risques. Cette phase peut se révéler très importante pour la suite de la vie de la nouvelle identité dans sa gestion des risques car elle pourra mettre en place des plans d’actions, pour les supprimer, les atténuer ou les contrer. Les chantiers devront être réaliser le plus vite possible dès la fusion pour éviter tout problème par la suite et éviter de bloquer certaines tâches. C’est donc pour ça qu’il faut penser et préparer l’unification du système d’information en avance.
Le Cloud peut se révéler comme un allié pour une fusion d’entreprise car il permet d’évoluer avec l’entreprise en termes de volume et si les serveurs Cloud sont en Europe, le Cloud garantie la RGPD qui régit le droit français en termes de détention des données. Par ailleurs, il ne nécessite aucun coût supplémentaire de maintenance ni d’espace supplémentaire. Le Cloud fonctionne sous forme d’abonnement et en disponible avec une connexion internet. (Cf article sur le Cloud).
Unifier les données de l’entreprise :
L’un des premiers chantiers SI à réaliser est d’unifier les informations et les données de la nouvelle identité pour les collaborateurs. On parle ici de la base de données interne comme le CRM, la comptabilité, les stocks… Mais aussi des données de communications comme : le site internet à jour, les adresses mail avec nom de la nouvelle identité, les cartes de visites, les devis… Autant d’éléments que de sources de communication externe afin de montrer et de prouver la réalité de la fusion. Afin de faciliter le partage des informations, l’idéal est le recours à un ERP ouvert à l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise et collaboratif où les différents salariés ont accès à la même base de données en temps réel, c’est notamment le cas des ERP nouvelle génération. On peut aussi opter pour des outils de collaboration (en ligne ou non)…
Vous l’aurez compris, un projet de fusion d’entreprise est difficile à mettre en place mais pas impossible si celui-ci est bien organiser et pensé suffisamment en avance. N’oubliez pas, l’humain est au cœur de tous vos processus, alors ne le négligez pas !
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